Оформляем командировку для повышения квалификации

Когда повышать квалификацию сотрудника  в пределах территории рабочего места невозможно, за необходимым обучением предприятие  отправляет его в другую местность. И  возникает вопрос, какие документы  подготовить, что входит в командировочные расходы, и за чей счет будет жить работник в иной местности? Обо всем этом читайте ниже.

Оформление командировки

Состав документов для направления на курсы повышения квалификации  схож с тем, что оформляется для командировки.

Документы следующие:

• служебная записка;
• приказ на командировку. Рекомендуется  форма Т-9, ее утвердил  Госкомстат;
• документы о расходах;
• авансовый отчет;
• справка о командировке. Выдается по необходимости, чтобы подтвердить отсутствие работника в определенный период.

По направлению сотрудника на обучение в другой населенный пункт список тот же. Вместо слова «Командировка» в названии приказа, отчета и справки будет  на «Повышение квалификации в другой местности».

Ниже образец приказа.

Приказ о направлении сотрудника на курсы повышения квалификации

Справка о командировке, образец.

Справка о командировке

Являются ли курсы повышения квалификации командировкой?

Разница данных понятий видна при сравнительном анализе статей Трудового кодекса РФ:

• 187;
• и  166.

Путаница в понятиях возникает, потому  что расходы в обоих случаях  называются «командировочными». Поэтому у людей возникает ошибочное представление, что раз расходы при повышении квалификации в другой местности так называются, то и учеба — это форма командировки. Однако это не так.

Различие — в  целях.

В командировку направляют для выполнения рабочего поручения, с трудовой задачей.

А на курсы – с целью обучения, то есть для получения знаний, но не выполнения работы.

Размер командировочных

Командировочные расходы те, которые идут на проезд к месту командировки и проживание.

То есть, в них входят средства:

• за найм жилья;
• на путь до пункта назначения и обратно (билеты на поезд, самолет).

Это базовые расходы.

Каковы их нормы? Они устанавливаются внутренним локальным актом организации.

Для федеральных бюджетных учреждений такие нормы командировочных исчисляются как фактическая стоимость проживания, но не более 550 рублей в сутки.

Расчет командировочных на оплату найма жилья и проезда, осуществляется по внутренним актам работодателя.

Если речь идет о командировочных как о зарплате на время командировки, то она исчисляется  из средней заработной платы:

Командировочные расходы выплачиваются как аванс.

 Суточные

Помимо командировочных сотруднику также выплачиваются  суточные.

Что такое суточные расходы в командировке?

Чем отличаются суточные:

• они  покрывают не основные потребности, а  дополнительные;
• не согласовываются с работодателем;
• размер регламентируют внутренние акты организации;
• сотрудник тратит их по своему усмотрению;
• оправдательных документов по ним сохранять не требуется.

Что входит в суточные?

В этот состав  включают любые траты:

• на удовлетворение ежедневных потребностей человека, связанные с проживанием вне места жительства.

По отношению к командировочным суточные расходы носят дополнительный характер.

К ним относятся:

• проезд на общественном транспорте;
• покупка продовольствия.

Размер суточных в командировке

В коммерческих организациях он различается. И устанавливается внутренним положением. Минимальный и максимальный размеры для таких предприятий законом не ограничивают.

Нормы для бюджетных учреждений

Размер суточных нормативными актами устанавливают для сотрудников следующих учреждений:

• федеральных государственных органов;
• государственных внебюджетных фондов;
• федеральных государственных учреждений.

Для них суточные составляют твердую сумму в 100 рублей.

Для  региональных бюджетных органов суточные определяются правительством соответствующего субъекта РФ. В Свердловской области для таких сотрудников суточные составляют 200 рублей.

Оплата суточных в выходные дни в командировке

Суточные выдают за каждый день нахождения сотрудника по работе (учебе) в другой местности.
Оплачивают во всех случаях:

• когда время командировки пришлось на выходной, в который предполагалась работа (учеба);
• когда это время пришлось на выходной, и сотрудник при этом отдыхает.

Суточные при загранкомандировках

При выезде работника за пределы РФ размер суточных не меняется. Они переводятся в валюту соответствующего государства.

Также есть правило, в какой валюте должны быть выданы суточные в те дни, когда работник пересекал границу РФ и когда возвращался.

Также сотруднику доплачивается надбавка в виде «курортного сбора» для следующих территорий:

• Республика Крым,
• Алтайский край,
• Краснодарский край,
• Ставропольский край.

Как посчитать этот сбор? Письмо Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454 разъяснило  порядок расчета:

• установленный тариф умножается на количество дней.   День заезда не учитывается.

Тариф устанавливается региональным законом и не может быть более 100 рублей в сутки за фактическое время нахождения.

Как оплачиваются командировочные в выходные

Оплата командировки в выходной день регулируется статьей 167 Трудового кодекса РФ. Работнику делают определенные выплаты за каждый день командировки.

Но формула расчета за каждый день будет зависеть от того, какие дни недели пришлись на командировку:

• выходные, рабочие;
• выходной в пути;
• отдыхал ли в выходной день сотрудник или на установленный внутренними правилами организации день пришлось рабочее мероприятие (учеба).

Сначала определяют, какие дни считаются выходными  сотрудника, выезжающего в командировку. Они могут не совпадать с привычными нам субботой и воскресением. Устанавливаются дни отдыха сотрудников правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

То же касается и праздничных дней. Для командировки они будут учитываться как выходные.

Расчет следующий:

• за основу берется оплата труда конкретного сотрудника за день;
• оплата труда за день рассчитывается не из среднего заработка, а из месячной заработной платы (статья 153 ТК РФ);
• время в пути, которое пришлось на выходной, также определяют в двойном размере. Но засчитываются часы, проведенные в дороге.

Отчет

Авансовый отчет составляется для бухгалтерии, чтобы организация могла правильно уменьшить налогооблагаемую базу. Документ составляется и сдается по возвращению сотрудника.

Чтобы правильно заполнить бланк отчета по командировке, рекомендуется использовать унифицированную форму № АО-1. Ее утвердил Госкомстат России Постановлением № 55.

Что указывают в авансовом отчете:

• наименование организации-работодателя и структурное подразделение;
• ФИО  сотрудника;
• пишется размер полученного аванса;
• расход;
• остаток;
• количество прилагаемых документов и листов;
• расписка о том, что документ принят к проверке;
• обязательные реквизиты: подписи подотчетного лица, руководителя сотрудника, бухгалтера.

Командировка за границу

Командировка за рубеж может потребовать дополнительные расходы:

• получение загранпаспорта и виз;
• различные сборы при перелете;
• оформление медицинской страховки.

Эти расходы компенсирует работодатель.

Командировочные расходы и суточные, рассчитываемые, при выезде сотрудника за границу, по закону ничем не отличаются от их расчета для поездок внутри РФ.

Но внутри организации могут быть дополнительные правила о:

• надбавках;
• переводе оплаты в иностранную валюту.

Определенные ограничения действуют для бюджетных работников: суточные лимитированы и при зарубежных командировках.

Подведем итог. При направлении сотрудника повышать квалификацию в другой местности есть варианты оплат: командировочных и суточных. Работник обращает внимание на подтверждение расходов и оформление авансового отчета. Для выходных и рабочих дней применяют разные варианты расчетов.